CERO K es una empresa dinámica y emprendedora que está conformada por un equipo de profesionales altamente calificados, con la mirada puesta y comprometida con el estudio, diseño y desarrollo de nuevas tecnologías de información que sirven de herramientas de gestión y administración a las organizaciones privadas y públicas.
Hacemos parte de ParqueSoft Pereira y de Incubar Eje Cafetero, que son fundaciones sin ánimo de lucro cuyos propósitos son apoyar y desarrollar empresas que provean al mercado de productos y servicios de tecnología informática y generen capital social.
Objetivo: Estudiar, diseñar y analizar sistemas informáticos con base tecnológica mediante la innovación, la investigación y el desarrollo de soluciones y aplicaciones para el sector privado y público. Procesos y flujo de documentos.
Misión: Estudiar, diseñar y analizar sistemas de información con base tecnológica mediante la innovación, la investigación y el desarrollo de soluciones y aplicaciones para el sector privado y público.
Visión: En el 2008 seremos una de las empresas líderes en el desarrollo de nuevas tecnologías en el sector informático nacional que faciliten la toma de decisiones corporativas.
Más información en nuestra página WEB:
Productos
SAIA®
Generalidades:
§ SAIA(R) es un software diseñado de acuerdo a las directrices del Archivo General de la Nación contempladas en la ley 594 de 2000, las sugerencias y recomendaciones de la Contraloría General de la Nación, según la Evaluación de la Función Archivística realizada en el año
2002 y el decreto 4124 de 2004.
§ SAIA(R) es un sistema de información creado para integrar los procesos de gestión de información de la organización en los que se vean involucrados el manejo de documentos y responsabilidades sobre estos.
§ SAIA(R) permite la reducción de los costos de administración en los que incurre cualquier organización por el uso de papel, sea por copias, desperdicio en reprocesos entre otros.
§ SAIA(R) permite el flujo dinámico de la correspondencia y la información tanto interna como externa entre dependencias de la empresa y funcionarios vía intranet, extranet o correo electrónico, disminuyendo el flujo de copias en papel físico.
§ SAIA(R) permite consultar la trazabilidad del documento durante el recorrido que realiza internamente hasta obtener su respectiva respuesta.
§ SAIA(R) permite la apertura y cierre de trámites a documentos desde la unidad de correspondencia.
§ SAIA(R) permite el control virtual de gestión documental trabajando conjuntamente con el almacenamiento físico que aún sea necesario.
§ SAIA(R) facilita la asignación, control y seguimiento de responsabilidades de los funcionarios a cargo de tareas específicas.
§ SAIA(R) facilita y agiliza la comunicación entre funcionarios, y equipos de trabajo.
§ SAIA(R) permite la valoración del sistema de gestión y responsabilidades a través de la obtención de indicadores de gestión.
§ SAIA(R) facilita los mecanismos de consulta necesarios (indicadores y estadísticas) para la toma de decisiones, sustentadas en información oportuna y organizada.
§ SAIA(R) permite la aplicación de las disposiciones legales y administrativas según definición de series documentales, aplicación de tablas de retención, inventarios documentales, transferencias y digitalización de documentos, controlando de esta manera los ciclos de vida de los documentos.
§ SAIA(R) permite la parametrización según los requerimientos particulares de la Organización según sus procedimientos administrativos.
§ SAIA(R) es un sistema con características 100% Web.
MÓDULOS DEL SISTEMA:
ASESORÍA
§ Asesoría en los temas y variables relacionados con la gestión documental.
§ Acompañamiento durante la realización de las tareas y su revisión.
§ Evaluación y fortalecimiento del programa de gestión documental e implementación de nuevas tecnologías de la información. (Según Ley 594 de 2000 - Archivo General de la Nación)
§ Seguimiento y apoyo logístico en el proceso de gestión documental.
SISTEMA DE RADICACIÓN
§ Sistema de radicación de la documentación que ingresa y sale de la institución, según tablas de retención y procedimientos de radicación de la organización.
§ Generación automática del consecutivo de radicación para la documentación interna, totalmente coherente con la documentación externa.
§ Almacenamiento de documentos por formato digital o sistema de escaneo, en el momento en que el documento ingresa por vía física o digital a la organización.
§ Inventario constante, controlado y actualizado de los archivos administrados por la empresa y sus dependencias, por cada usuario de acuerdo al perfil asignado.
SISTEMA DE FLUJO DE TRABAJO (Work Flow)
§ Transferencia de la documentación electrónica desde el punto de recepción (ventanilla única) hacia el interior de la organización (usuario(s) y/o dependencia(s)).
§ Asociación de notas y observaciones a los documentos que ingresan a la organización por medio físico o electrónico.
§ Sistema de control por tiempo de respuesta para cada tipo documental según tabla de retención, permitiendo consultar el estado del documento en cualquier instante.
§ Sistema de alertas (semáforos y correo electrónico) de documentos no consultados dentro del periodo predeterminado para ello o que requieren respuesta dentro los términos definidos por la tabla de retención.
§ Asignación de tareas a los documentos que hacen parte del sistema de archivos.
§ Asignación de responsabilidades por usuario administrativo, rutas y jerarquías que relacionan personal con tareas y operaciones del proceso de gestión documental.
§ Control y seguimiento al flujo de los documentos por cada usuario de acuerdo al perfil asignado.
§ Control del flujo de documentos entre las diferentes dependencias así como los tiempos de respuesta (alertas sobre fechas de vencimiento y respuestas de las series documentales).
§ Administración de documentos electrónicos según la tabla de retención de la organización, realizando automáticamente los procesos que en ella se contemplan.
CREACIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS Y FIRMAS ELECTRÓNICAS
§ Base tecnológica para sustentar la parametrización de plantillas para la creación de documentos. Las plantillas permiten que se reemplace la documentación física asociada a procesos. El sistema permite la parametrización de diferentes tipos de documentos relacionados a los procesos de la Empresa.
§ Integración de los documentos creados internamente a todas las políticas definidas en Módulo de Sistema de flujo documental.
§ Permite el control total de los documentos que se crean internamente en la Empresa, predefiniendo rutas, tiempos de respuesta, trazabilidad, etc.
§ Permite cerrar el ciclo de gestión de los documentos que ingresan a la Organización a través de formatos predeterminados.
§ Sistema de aprobación de documentos electrónicos internos de la organización (cartas, memorandos y circulares) a través de las firmas electrónicas.
§ Integración de más de una firma digital para el tratamiento de documentos electrónicos de gestión interna.
§ Integración de las firmas electrónicas a los formatos y plantillas preestablecidas que la organización para la estandarización de algunos de sus procesos.
§ Permite fundamentar el sistema para el desarrollo y parametrización de nuevos formatos según sean los requerimientos de la Empresa.
MENSAJERÍA INSTANTÁNEA
§ Sistema de mensajería instantánea para la comunicación interna entre funcionarios de la organización. Agilizando la comunicación.
§ Integración de la mensajería instantánea con el sistema de gestión documental.
§ Mensajes emergentes instantáneos cuando un documento sea enviado a un funcionario. El funcionario podrá ser notificado en tiempo real que
ha recibido un documento, identificando el tipo documental y origen del mismo.
INTEGRACIÓN DEL CORREO ELECTRÓNICO AL FLUJO DOCUMENTAL
§ Integración del cliente de correo electrónico con el sistema de radicación y flujo documental del sistema de información.
§ Asignación del número consecutivo de radicación a los correos electrónicos que se deseen hacer parte del sistema. Este número es totalmente congruente con el número de radicación que se otorga en el punto de recepción física de documentos.
§ Integración del contenido y anexos del correo electrónico como documentos e información activa en los archivos de gestión de la organización, por lo cual asumirán los atributos de los documentos electrónicos y tendrán los mismos tratamientos.
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO CENTRAL
§ Sistema de almacenamiento electrónico de documentos. Permite almacenar electrónicamente los documentos identificando paralelamente la ubicación de los documentos que se requieren almacenar físicamente.
§ Sistema de administración de reservas y préstamos de documentos desde el archivo central. Permite la administración del archivo de la empresa, controlando inventarios, estados y disposición de los documentos, prestamos, ciclos de vida, entre otros.
§ Integración de la administración del flujo documental con la disposición final del mismo para su posterior tratamiento, identificación de estados de deterioro, ubicaciones físicas, entre otros.
SISTEMA DE ALARMAS DE VENCIMIENTO DE PRÉSTAMOS
§ Generación de plantillas preestablecidas.
§ Realización de formatos estándar por funcionarios de la Organización quienes deben tener conocimientos básicos de bases de datos (SQL, HTML).
§ Integración de los formatos al flujo documental del sistema de gestión documental.
§ Permite la generación autónoma de número de identificación para el nuevo formato creado, permitiendo que se consecutivo y único para cada nuevo documento creado a partir de la plantilla.
§ Toda la información registrada en los formatos podrá almacenarse en base de datos, lo que permitirá su consulta con la integración a los buscadores del sistema, obtención de estadísticas en tiempo real.
§ Disminución en los costos asociados a la parametrización de comportamientos particulares deseados.
SISTEMA DE DOCUMENTACIÓN DE CALIDAD
§ Permite la administración del sistema de gestión.
§ Creación de los procesos del SGC, su caracterización e interrelación de acuerdo al Mapa General de Procesos, con los procedimientos, manuales y registros asociados a cada proceso, cumpliendo de una manera más estricta con la estandarización documental.
§ Creación, actualización y control de versiones de los documentos que integran el SGC, donde sólo se pueda realizar su consulta y a través de un computador y no permita la impresión de copias por medio del software, garantizando su centralización y control.
§ Permite la gestión de las No Conformidades, Acciones de Mejora, Acciones Correctivas y Preventivas.
§ Permite la centralización de toda la documentación asociada al sistema de calidad.
§ Permite la integración del sistema de gestión documental con los procesos del sistema de calidad.
§ Permite la consulta en línea de los procesos asociados al sistema de gestión.
Costo promedio: No asignado.
Contácto
e-mail: info@cerok.com
Key Account Managers:
Bogotá: (57 - 310) 4509129
Medellín: (57 - 314) 8624180 - (57 - 313) 7978731
Pereira: (57 - 316) 5210445 - (57 - 316) 6938944
Sede Principal de Ingeniería y Desarrollo
Carrera 31 No. 15-87 Parque Tecnológico del Software
Pereira – Risaralda
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